ペーパーレス会議の利便性や導入メリットは?

最近、iPadなどのタブレットを導入する企業が増え、ペーパーレス化が急速に進んでいますが、会議をペーパーレス化することによって企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。

印刷資料の場合、印刷コストや印刷・配布や擦り直しなどに関わる人件費の他、保管スペースや廃棄コストなどが必要ですが、文書を電子化することによってこれらのコストを削減出来ます。
また印刷資料をデータ化することで、検索キーワード利用による検索性の向上、遠隔地同士にいても会議参加者は常に最新ファイルをクラウド上で共有出来るので、各会議場で配布されている印刷資料が違ったというミスも起こりません。
また、クラウド上で共有することで、資料の持ち出しやファイリングミスなどによる消失や破損、紛失を防止し、バックアップ・複製も容易に行え、セキュリティや安全性が高くなります。

過去にペーパーレスツールを導入して、結局ペーパーレス化が叶わなかった、導入になかなか進まないという相談を頂くことがあります。『操作が難しい』『資料が読みづらい』『音声・映像は別のシステムが必要』などさまざまな問題を耳にします。ペーパーレス化を失敗しないためにも、導入検討時は、実際にトライアルを利用し納得のいくサービスを選ばれることが大切です。

TeleOfficeは、IDとパスワードに加えて端末による3重ブロックのセキュリテイがあるので、安心してお使いいただけるクラウドサービスです。
会議で使用する資料は、会議参加者がその都度アップロードを行え、端末選ばず共有での書き込みや個人でのメモ書きが簡単・スムーズに行えます。元データはファイル形式の変換なく、共有・個人書き込みをIDに紐づいて個別に自動保存を行い、クラウドからいつでも閲覧を行えます。
役員会議などで使用されるような社外持ち出し厳禁な機密文書は、資料ごとにダウンロード禁止と会議時のみの閲覧設定を行っていただけます。

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